Regulamin wynajmu namiotów i sprzętu eventowego
REGULAMIN WYNAJMU
TENTs4U
Namioty-Eventowe24.pl
Firma TENTs4U Hubert Zuba świadczy kompleksowe usługi wynajmu namiotów oraz sprzętu eventowego wraz z transportem, montażem i demontażem, dodatkowo po wcześniejszym uzgodnieniu, z dozorem technicznym.
Zasady ogólne
1. Przyjmujemy zlecania wyłącznie na podstawie pisemnej umowy lub formularza zamówienia
uprzednio podpisanego przez Zamawiającego. Zamówienia składane ustnie nie mają zastosowania.
2. Obsługujemy głównie eventy firmowe, miejskie, festyny rodzinne oraz imprezy targowe.
3. Umowa wypożyczenia może być zawarta minimum na jedną dobę i przyjmuje się ją jako najkrótszy
możliwy czas wypożyczenia sprzętu. Każda kolejna doba faktycznego użytkowania sprzętu wymaga
dodatkowej kalkulacji.
Koszty
1. Koszty wynajmu namiotów oraz pozostałego sprzętu zawsze wyceniamy indywidualnie.
Głównymi czynnikami wpływającymi na cenę są: liczba i rodzaj sprzętu, typ podłoża montażowego,
termin, długość trwania oraz miejsce imprezy, dostępność terenu, dojazd samochodem bezpośrednio
pod miejsce montażu oraz dozór ochrony, transport.
2. Wycena obowiązuje 14 dni od momentu kalkulacji kosztów. Jakakolwiek zmiana w liczbie sprzętu
skutkuje powtórną kalkulacją.
3. Wymagane w niektórych zakładach pracy obligatoryjne szkolenia: z zakresu BHP jak i regulaminów
wewnętrznych traktowane jest przez nas jako przestój w pracach montażowych, co związane jest z
dodatkową opłatą w wysokości - 100zł netto roboczogodzina za każdego obecnego na montażu
pracownika.
Zamówienie
1. Rezerwacja sprzętu odbywa się tylko i wyłącznie w formie pisemnej, na podstawie podpisanej
przez Zamawiającego lub osobę przez niego upoważnioną - umowy lub formularza zamówienia.
2. Przy zleceniach powyżej 10 tys. złotych wymagana jest przedpłata na konto na podstawie faktury
proforma w wysokości 50% wartości zamówienia.
3. W zależności od indywidualnych ustaleń z Zamawiającym płatność za usługę odbywa się w
gotówce, w dniu montażu lub przelewem z odroczonym terminem płatności (3,7,14 lub 21 dni).
Montaż i demontaż
1. Zamawiający jest zobowiązany do udostępnienia miejsca montażu, jak i demontażu w umówionym
wcześniej terminie i godzinie. Dodatkowo Zamawiający zapewnia kontakt telefoniczny do
organizatora imprezy (jeśli sam nim nie jest) oraz do szefa służb ochrony (jeśli występuje). Nie
dostosowanie się do powyższych zaleceń może skutkować opóźnieniami montażowymi, nie
powstałymi z winy Wykonawcy, za co odpowiada Zamawiający. Opóźnienia prac ekipy montażowej z
winy Zamawiającego lub Organizatora, jak i obligatoryjne szkolenia w zakresie BHP oraz
wewnętrznych regulaminów są dodatkowo płatne - 100zł netto roboczogodzina za każdego
pracownika.
2. Montaż namiotów i hal namiotowych rozpoczynamy na poziomie zero, po bezpośrednim dojeździe
i wskazaniu do przez Zamawiającego lub osobę przez niego upoważnioną miejsca docelowego.
Wszelkie inne nietypowe lokalizacje np. wnoszenie po schodach, znaczna odległość miejsca postoju
samochodu od miejsca montażu oraz inne przeszkody w transporcie sprzętu muszą być uprzednio
zgłoszone przed podpisaniem umowy lub formularza zamówienia.
3. Zamawiający jest zobowiązany do przesłania najpóźniej na 7 dni przed planowanym wydarzeniem
planu z rozlokowaniem namiotów oraz naniesieniem ewentualnej małej architektury lub/i przeszkód
w terenie.
4. Podczas montażu Zamawiający lub osoba przez niego oddelegowana jest zobowiązana do
koordynowania i nadzoru prac montażowych jak i demontażowych.5. Wykonawca może odmówić zmiany miejsca montażu, w sytuacji gdy podczas realizacji nastąpi
zmiana koncepcji w ustawieniu sprzętu. Wszystkie zmiany w lokalizacji sprzętu inne niż w planie
wymagają akceptacji Wykonawcy - ze względu na wydłużenie czasu montażu z winy Zamawiającego
jest dodatkowo płatne.
6. Zamawiający akceptuje fakt, że montaż namiotów może zostać wstrzymany, opóźniony lub
anulowany w przypadku prawdopodobieństwa wystąpienia bardzo złych warunków pogodowych, a
zwłaszcza silnego wiatru w porywach powyżej 40 km/h, co nie pozwoli na bezpieczne wykonywanie
prac montażowych jak i użytkowanie namiotów podczas trwania imprezy.
WAŻNE w przypadku prawdopodobieństwa nagłego nadejścia burz lub/i silnych podmuchów wiatru
namioty należy szczelnie zamknąć i dodatkowo zabezpieczyć odciągami lub dociążeniami, a w
skrajnych przypadkach niezwłocznie zdemontować z zachowaniem szczególnej ostrożności.
Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub anulację montażu w przypadku bardzo
złych warunków pogodowych - w tym, poprzedzonych alertem RCB.
7. Montaż podłóg tanecznych, podestów scenicznych wraz z namiotami, halami lub rozkładanych
osobno bez zadaszenia wymaga równego podłoża – bez dołów, rowów, wzniesień, pochyłości. W
przypadku nie zabezpieczenia odpowiedniego miejsca na montaż tego typu konstrukcji przez
Zamawiającego, Wykonawca może odstąpić od realizacji usługi z winy Zamawiającego.
8. Wszelkie uwagi odnośnie stanu liczbowego jak i jakościowego, muszą zostać zgłoszone w trakcie
montażu ekipie, w celu szybkiego ich usunięcia lub naprawy. Wszystkie reklamacje dokonane po
opuszczeniu przez ekipę miejsca montażu nie zostaną uwzględnione. Uszkodzenia powstałe na skutek
normalnej eksploatacji (np. rdzewienie oczek plandeki pod wpływem wody czy zabrudzenie plandeki)
nie podlegają reklamacji.
9. Zamawiający lub osoba przez niego oddelegowana podpisując protokół zdawczo-odbiorczy
oświadcza, że zamówienie spełnia wszystkie ustalenia umowy.
10. Demontaż sprzętu następuje w terminie i czasie ustalonym w umowie. Zamawiający jest
zobowiązany do przygotowania sprzętu do demontażu to jest: opróżnienia namiotów, usunięcia
wszelkich ozdób, dekoracji, jedzenia. W sytuacji kiedy, sprzęt nie został przygotowany do odbioru
Wykonawca ma prawo doliczyć opłatę za dodatkową pracę.
11. Zamawiający zwraca sprzęt w stanie niepogorszonym i kompletnym.
Zasady użytkowania
1. Namioty oraz wyposażenie eventowe wynajmowane są wyłącznie do celów organizacji wszelkiego
rodzaju imprez plenerowych (zewnętrznych) oraz odbywających się wewnątrz budynków i innych
pomieszczeń.
2. Zabronione jest używanie sprzętu do celów, które mogą prowadzić do trwałego uszkodzenia lub
dewastacji, takich jak: zadaszenie grilla, ogniska lub innego paleniska. Ponadto w namiotach
obowiązuje zakaz palenia papierosów oraz innych substancji, które niekorzystnie mogą wpłynąć na
kolor i zapach materiału, z którego są wykonane. Zabronione jest również naklejanie na namioty oraz
inny sprzęt eventowy różnego rodzaju taśm, naklejek oraz innych materiałów lub akcesoriów, które
mogą pozostawić trwały ślad na sprzęcie. Zabronione jest również chodzenie w butach na obcasie po
mega grach planszowych.
3. W sytuacji kiedy zostanie stwierdzone nieprawidłowe użytkowanie sprzętu, może nastąpić jego
natychmiastowe zdemontowanie co skutkuje rozwiązaniem umowy z winy Zamawiającego.
Zamawiający bierze pełną odpowiedzialność materialną za użytkowanie sprzętu podczas eventu, w
tym za szkody takie pęknięcia, rozdarcia, rozcięcia, dziury (np. po papierosach, gwoździach, wkrętach)
czy plamy (z tłuszczu, flamastrów, bibuły, lakieru itp.), połamanie, pogięcie konstrukcji inne
ingerowanie w konstrukcję namiotów, jak i uszkodzenia spowodowane przez osoby trzecie (np.gości
na jarmarku) lub warunki atmosferyczne (np. zalanie przez deszcz).4. Zamawiający jest zobowiązany do pokrycia wszystkich kosztów nie wynikających z niewłaściwego
użytkowania, zniszczenia i braków sprzętu.
5. Po wcześniejszym uzgodnieniu z Wykonawcą istnieje możliwość wieszania w namiotach reklam,
banerów oraz materiałów promocyjnych.
6. W przypadku złych warunków atmosferycznych w szczególności silny wiatr, burza lub ulewny
deszcz kategorycznie zabrania się przebywania pod namiotami lub w ich pobliżu, ponieważ mogą one
stanowić bezpośrednie zagrożenie życia, zdrowia lub uszkodzenia mienia. W przypadku nagłego
nadejścia burz i silnych podmuchów wiatru namioty muszą zostać szczelnie zamknięte i
zabezpieczone, a w skrajnych przypadkach niezwłocznie zdemontowane.
7. Korzystając z naszej wiedzy oraz wieloletniego doświadczenia dokładamy wszelkich starań, aby
przygotować sprzęt oraz Zamawiających na zmienne lub/ i niesprzyjające warunki atmosferyczne,
stosując możliwie dużo dodatkowych zabezpieczeń. Na wypadek anomalii pogodowych podczas
trwania wynajmu jesteśmy zawsze w stałym kontakcie z Zamawiającym. Gdy zachodzi taka potrzeba
wysyłamy ekipę, która w razie potrzeby będzie gotowa odpowiednio szybko zareagować.
8. Jeżeli, sprzęt jest użytkowany przez osoby trzecie, Zamawiający jest zobowiązany do zapoznania
ich z zasadami użytkowania sprzętu oraz postępowania na wypadek niesprzyjających, trudnych
warunków pogodowych.
Transport
1. Koszt jest zależny od miejsca imprezy, wielkości zamówienia jak i podłoża montażowego. Jest on
kosztem dodatkowym mającym wpływ na końcową cenę wynajmu.
2. Koszt transportu jest wyceniany indywidualnie i zależy od miejsca montażu jak i środka transportu
(samochód dostawczy, ciężarowy).
3. Zamawiający zobowiązany jest udostępnić bezpośredni wjazd na teren imprezy oraz zapewnić
odpowiednie dokumenty wjazdowe.
Wykorzystując nasze wieloletnie doświadczenie, przykładamy dużą uwagę do zabezpieczenia oraz
bezpiecznego użytkowania sprzętu. Jesteśmy zawsze na czas, zgodnie z ustalonym wcześniej
harmonogramem montażu i demontażu. Nasz sprzęt jest czysty, zadbany i serwisowany przez nas.
Wszystkie nieprzewidziane usterki staramy się usunąć niezwłocznie.
Żary, dn.........................
................................................. ................................................
Wykonawca/ Zamawiając
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dotyczących wynajmu prosimy o niezwłoczny kontakt telefoniczny na numer dyżurny: +48 668 440 010
Serdecznie zapraszamy!